Buscar
  • Karen C

Correos que nunca debes enviar


Imagen de: Destino Negocio.

Para enviar un correo electrónico hay que seguir ciertas reglas de etiqueta.

En una conversación puedes ajustar tu tono de voz, tus expresiones faciales, tus gestos y tu postura para expresar tu estado de ánimo. Las personas suelen ser mucho más receptivas con la forma en que dices las cosas, y no tanto con lo que dices en sí.

Por otro lado, los correos “desnudan” las conversaciones. Son eficientes, pero convierten las interacciones sencillas en malinterpretaciones. Sin expresiones faciales y posturas corporales que guíen tu mensaje, las personas leen cada palabra que escribes como un indicador de tu estado de ánimo.

La mayoría de los errores cometidos al escribir correos puede evitarse. La siguiente lista indaga en estos errores.

1. El compulsivo CC y “Responder a todos”

Copiar a otras personas en cada correo que envíes es una de las cosas más molestas que puedes hacer. Si alguien te envía un correo y copia a más personas, ¿Realmente crees que cada una de ellas debe recibir un correo tuyo diciendo “gracias”? Definitivamente no.

El truco para saber cuándo copiar a alguien es tratar tu correo electrónico como si se tratara de una reunión cara a cara. La pregunta entonces sería: “¿Es necesario o útil que esta persona venga a la junta?”. Si la respuesta es “no”, no pierdas su tiempo enviándole un correo. En cuanto al “responder a todos”, simplemente evítalo. Si tienes algo importante que decir, es mejor enviar un correo en privado al remitente original.

2. El telegrama

Frecuentemente, la causa de un conflicto por correo electrónico es debido a un desequilibrio entre el esfuerzo puesto en redactar el correo inicial y el puesto en responderlo. Cuando alguien escribe un párrafo detallado abordando un tema importante espera una respuesta pensada, y no un desinteresado “anotado” o “entendido”. Si tu interlocutor no puede verte ni escucharte, podría percibir las respuestas demasiado cortas como apáticas o incluso sarcásticas.

La mejor forma de evitar ser malinterpretado al emitir una respuesta corta es hablar sobre tus intenciones. Incluso responder con un “Estoy un poco ocupado ahora, pero leeré este correo con calma en unas horas” es mucho más profesional que un “anotado”, lo cual será interpretado como una expresión de indiferencia.

3. Los correos etiquetados como “URGENTES”

Los correos titulados con “URGENTE” muestran una completa falta de consideración por el receptor. Si tu correo es tan urgente, levanta el teléfono y llama a esa persona. Incluso si un correo es realmente urgente, describirlo como tal en el título es innecesario y establece un tono fuerte y negativo.

4. Las críticas excesivas

Enviar con frecuencia correos que indiquen a las personas sus errores es muy molesto. Incluso si tu intención es ofrecer críticas constructivas, evita que tus correos contengan un mensaje negativo. La negatividad se vuelve aún más negativa al ser transmitida por correo.

Cuando te sorprendas usando palabras negativas como “no hagas”, “no puedes”, “no debes” o “no deberías”, intenta volverlas positivas. Este cambio transformará el tono del mensaje por completo. Por ejemplo, en lugar de decir “no redactes más informes así”, di “la siguiente vez que redactes un informe, por favor…”. Y si es muy necesario dar retroalimentación negativa, evita hacerlo por correo.

5. El robot

Es fácil pensar en el correo electrónico como algo que debe hacerse a la carrera, pero cuando llevas esto al extremo, puedes parecer incluso inhumano. No entrarías a la oficina de alguien y le entregarías un reporte sin dar explicación alguna, ¿o sí?

Tómate unos segundos para saludar a la persona. No tienes que preguntarle sobre su fin de semana; un saludo sencillo es todo lo que se requiere. Sé respetuoso y amable. ¡Eso cambiará el tono del correo por completo!

La parte más complicada de enviar un correo es lograr que ciertas personas lo interpreten tal como quieres. Si quieres esto, deberás tomarte el tiempo para ponerte en los zapatos del receptor de tu mensaje antes de oprimir el botón de “enviar”.

4 vistas