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  • Karen C

Recomendaciones para no tener juntas improductivas


Mejora la forma en la que se llevan a cabo las reuniones en tu empresa.


La mayoría se la pasa quejándose de las reuniones de trabajo que parecen innecesarias, porque toman demasiado tiempo, llegan a tornarse aburridas e incluso se hacen con mucha frecuencia.

Si bien es cierto que la percepción de las juntas es negativa, en realidad es una herramienta imprescindible para proporcionar información y comunicar asuntos importantes que le competen a todo el equipo de trabajo. Entonces, ¿Por qué se tiene una mala percepción de ellas?

Lo más seguro seguro es que sea debido a que son realizadas de forma incorrecta. Pero, ¿cuál es la forma adecuada de realizarlas?  Es difícil responder a esta pregunta, sin embargo, aquí te comparto una muy acertada respuesta extraída de un podcast titulado “WorkLife” con Adam Grant.

Grant en una ocasión realizó una entrevista a Gordon Smith, Co-presidente de la compañía financiera JP Morgan Chase, también conocido como el “héroe de las reuniones”, gracias a que logró revolucionar la forma en que se hacen las reuniones en dicha empresa, haciéndolas más interesantes y productivas. Esta mejora implicó grandes cambios.

Cambios que me permito resumir a grandes rasgos en las siguientes recomendaciones para llevar a cabo una buena reunión:

Preguntar: ¿De verdad es necesaria esta reunión?

No siempre es necesariorealizar una, a veces con el simple hecho de enviar a todos los colaboradores un correo se puede abordar el tema, o si sólo  se pretende informar algo se puede enviar un documento para su lectura.

Se inicia a tiempo y se termina a tiempo

Normalmente hay una espera por parte de los convocados para que todos estén reunidos, esto afecta tanto en la duración de la junta, como en la pérdida de respeto por la puntualidad.

¡Inicia la reunión, están los que tienen que estar!

La lista de invitados es corta

Si la lista de asistentes es demasiado larga, ya no es una reunión sino una conferencia. Y si es así, entre más personas haya es más difícil llegar a un acuerdo y resolver los temas a trata.  Si se quiere dar a conocer la información a otras personas, lo más adecuado es hacer un comunicado.

Hacer la tarea antes de la reunión

Si es necesario hacer una presentación o se abrirá debate sobre algún tema en específico, es recomendable que se les haga llegar a los invitados los documentos que se abordarán. Para no hacer tediosa la reunión y tener que explicar punto por punto la temática, sino más bien, tocar puntos generales y abrir la participación de los presentes.

Hacer las reuniones cortas

Con los puntos anteriores será posible realizar reuniones más breves y sobre todo más productivas, con la intención de utilizar el tiempo eficientemente y no desgastarse en un gran número de reuniones.

Así que, si quieres pasar menos tiempo en reuniones y mejorar la productividad en tu trabajo, ya sabes qué cambios comenzar a hacer.

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